Antes de utilizar el programa conviene que haya echado una hojeada a la guía breve de
navegación.
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Supuesto: Nómina del personal de un establecimiento dedicado a la hostelería.
Se utiliza el convenio número 7900275 "Industria de hostelería y turismo de Cataluña"
( pinchar aquí para
obtener el convenio ).
Para conseguir el alto grado de automatización que permite minimizar el trabajo
del usuario y evitar errores, se han diseñado una serie de tablas relacionadas entre
sí con el sistema “padre-hijo”, que determinan el orden de grabación de los datos.
Pese a la complejidad interna del sistema, el manejo del programa de cara al usuario
es realmente simple, como por ejemplo el proceso de alta de una nueva empresa que
podemos ver en esta página, que en el peor de los casos se reduce a un máximo de
tres pasos, incluida la generación de todas las tablas relacionadas con el convenio.
Las siguientes figuras muestran cómo está organizada la información en la base de
datos de la aplicación y cuáles son las tablas que hay que tener actualizadas antes
de agregar las fichas del perceptor:
Se parte del convenio que es el que determina en mayor medida el comportamiento
del programa.
En los convenios colectivos se establecen muchas de las peculiaridades que diferencian
los resultados de las nóminas. Éstos pueden ser muy diferentes entre sí: número
de pagas extraordinarias, conceptos de nómina, periodicidad, categorías laborales,
etc.
El convenio tiene registros “hijos” en numerosas tablas como: Categorías laborales,
pagas extraordinarias, reglas para el cálculo, etc. La información disponible en
estas tablas se adapta a las peculiaridades del convenio "padre", por ejemplo si
el convenio es de construcción, no tiene porqué incluir categorías laborales como
camarero, piloto, escaparatista, etc.; que son propias de otros convenios.
Casi toda la información necesaria para el cálculo y desarrollo de la gestión (porcentajes
de cotización, códigos de contrato, tipos de bajas por incapacidad transitoria,
tipos de baja para finiquitos, etc.), ya viene con el programa habiendo pasado por
rigurosos procesos de validación, con lo que se consigue una gran fiabilidad y facilidad
de manejo, de manera que el usuario debe agregar la información mínima necesaria.
La información se almacena en bases de datos relacionales compuestas por tablas.
Cuando se agrega la ficha de un perceptor se tiene que indicar la empresa
en la que se da de alta, por lo que resulta evidente que antes se debe agregar la
ficha de la empresa. La información de la empresa se almacena en dos tablas: sociedades
que recoge los datos para las relaciones con la Agencia Tributaria, y cuentas de
cotización para las relaciones con la Seguridad Social. A su vez, la Cuenta
de Cotización está asociada a un determinado convenio, por lo que aplicando
la misma lógica, también debe existir la ficha del convenio.
Así pues, antes de agregar fichas de perceptores, hay que grabar los registros "padre"
en las siguientes tablas y por este orden:
- Convenios,
- Sociedades
- Cuentas de Cotización
En la primera instalación del programa, se suministran varios ejemplos de empresas
de diferentes convenios y regímenes.
El usuario puede utilizar los datos que llegan de ejemplo, tanto para llevar a cabo
los ejercicios de prácticas, como para adaptarlos a sus necesidades para su uso
definitivo, con las limitaciones que establece este producto bajo licencia de uso
tipo "Curso".
Si se utiliza algún convenio, empresa o perceptor de los que llegan como ejemplo,
se puede editar o modificar directamente la información, en caso contrario se debe
agregar a las tablas como se indica seguidamente y al final se puede borrar la que
no se utilice, a fin de "limpiar" el programa.
¿Qué ocurre cuando se agrega un registro en la tabla de convenios?
El programa añade una gran cantidad de datos asociados al convenio que se ha seleccionado,
en las tablas "hijas" relacionadas (categorías laborales, pagas extras, conceptos
de nómina, etc.), lo cual ahorra tener que definirlos aisladamente. Posteriormente
se pueden modificar los datos agregados automáticamente, a fin de adaptarlos a las
necesidades de cada usuario.
Como ya se ha comentado anteriormente, los convenios colectivos se diferencian entre
sí en numerosos aspectos, de los que trataremos los de tipo económico que
son los que se deben tener en cuenta e informar al programa, para que realice los
cálculos de las pagas correctamente.
¿Cuáles son estas características? Se irán viendo a medida que se desarrollen los
supuestos. Son ejemplo de estas características: número de pagas extraordinarias,
conceptos de nómina (con sus respectivas propiedades), antigüedad porcentual automática,
complementos o prestaciones durante los procesos de baja por incapacidad temporal,
categorías laborales, tablas salariales, reglas para calcular las pagas, etc.
Por lo acabado de leer, podría deducirse que la preparación de un convenio es una
tarea muy engorrosa y difícil, pero no hay que preocuparse porque no va a ser así,
ya que junto con el programa vienen numerosos convenios debidamente preparados,
de manera que sólo se tiene que localizar el que se necesite (o aquel que más se
aproxime) y pulsar un botón para que de forma automática, prepare una copia de todas
las tablas que contienen la parametrización del convenio. Si después de generar
el nuevo convenio, se necesita llevar a cabo alguna adaptación de cualquiera de
las tablas de parámetros copiadas automáticamente, se tiene acceso a ellas mediante
unas ventanas o formularios, que de manera muy sencilla, permiten efectuarlas.
Agregar un convenio
Se trata de grabar todas las tablas relacionadas con el convenio copiando
los datos que vienen con el programa.
La ventana presenta un cuadrícula con convenios de ejemplo, basta con seleccionar
el convenio adecuado y pulsar el botón de inicio de copia, con lo que se llevará
a cabo el proceso de grabación.
Al finalizar se puede editar el registro y cambiar el nombre, de entrada el proceso
nombra al nuevo convenio con la misma descripción del convenio de ejemplo seleccionado,
anteponiendo el texto "_ copia de EJEMPLO...".
Con este sencillo proceso quedan grabadas todas las tablas accesorias al convenio,
por supuesto la información copiada en éstas, puede ser adaptada a las necesidades
del usuario, mediante otras ventanas que se verán más adelante.
Si se desea borrar un convenio, basta con seleccionarlo y pulsar el botón de borrado.
Si ya se ha relacionado alguna empresa con el convenio, no podrá borrarse
mientras exista tal relación, será necesario desasignar el convenio de la empresa,
accediendo por la ventana de mantenimiento de Cuentas de Cotización.
El nuevo convenio podrá ser utilizado como registro "padre" de todas las empresas
que estén en su ámbito de aplicación. Tener en cuenta que los convenios que llegan
de ejemplo (los que comienzan con "EJEMPLO_..." no pueden ser borrados ni
utilizados directamente, siempre es necesario efectuar una copia de ellos, con el
sistema descrito.